Применение X матрицы Хосин Канри (X matrix Hoshin Kanri)

Введение

Метод Хосин Канри (Hoshin Kanri) (или развертывание политики — прим. пер.) является одним из самых мощных инструментов в арсенале Lean (Бережливого производства – прим. ред.) для эффективного стратегического управления.

При правильном внедрении он устраняет разрыв между стратегией и ее выполнением, за счет согласования и фокусировки.

Наиболее популярным способом реализации метода Хосин Канри является применение, так называемых Х матриц (X matrix). В следующих разделах вы узнаете, что такое Х матрица Хосин Канри, как ее читать и выжать максимум из данного инструмента.

Что такое Х матрица Хосин Канри?

Х матрица Хосин Канри – это одностраничный документ, который включает в себя цели, стратегии, стратегические проекты (инициативы) и список тех, кто несет ответственность за их достижение.

В бережливом управлении цель применения Х матрицы заключается в согласовании долгосрочных целей со стратегическими инициативами, определении наиболее важных проектов, а также формировании списка показателей, по которым будут измеряться улучшения.

Типовая Х матрица выглядит следующим образом:

Название происходит от латинской буквы “Х” (Икс), которая разделяет матрицу на 4 ключевых сектора:

• Долгосрочные цели (Юг)
• Годовые цели (Запад)
• Приоритеты самого высокого уровня (Север)
• Показатели и индикаторы (метрики) достижения целей по улучшениям (Восток)

В углах матрицы визуализируются зависимости между видами деятельности в каждом секторе.

В дальней правой части диаграммы указаны лица, ответственные за выполнение планов проектов.

Как применять Х матрицу?

Обычно за создание Х матрицы отвечает руководитель компании (если она применяется на уровне компании), либо любой другой руководитель, если речь идет о применении Х матрицы на уровне его подразделения, в котором она будет внедряться.

При заполнении шаблона необходимо располагать наиболее важные части диаграммы ближе к центру.

Шаг 1: Разработка стратегического видения и постановка целей

Вы должны начать с долгосрочных целей своей команды. В Хосин Канри они обычно находятся в пределах от 3 до 5 лет.

Перечислите их в нижнем секторе Х матрицы и помните, что каждая инициатива будет содержать множество небольших задач, которые ваша команда должна будет решить для достижения цели.

Подумайте о предельных возможностях вашей команды, прежде чем вы поторопитесь внести 10 долгосрочных целей.

Для расчета общего количества целей воспользуйтесь следующим простым методом.  Ваша команда должна завершить декомпозицию каждой инициативы, разработав план ее выполнения, который содержит наименьшую возможную задачу, прежде чем добавлять в матрицу следующую долгосрочную цель.

Шаг 2. Определение ключевых среднесрочных целей

После того, как вы установили долгосрочные цели, определите наиболее важные задачи, которые вам необходимо выполнить выполнить в более короткие сроки (например, 1 год), и поместите их в левый сектор Х матрицы Хосин Канри.

Чтобы их определить, вам нужно понять, что необходимо выполнить в первую очередь, чтобы не сбиться с пути и в последствии отталкиваться от этого.

Шаг 3: Определение краткосрочных задач и показателей

Затем вам нужно заполнить верхний сектор наиболее важными проектами, которые ваша команда должна реализовать для достижения краткосрочных целей.

Главным образом это и есть ваш список дел на предстоящие месяцы в роли Lean руководителя. Правый сектор предназначен для показателей и индикаторов, которые позволят отслеживать ваш курс в течение периода выполнения целей компании.

Учитывая, что все ваши Lean команды имеют свои собственные ключевые показатели эффективности, вы должны быть очень осторожны при выборе ключевых показателей для Х матрицы Хосин Канри.

Шаг 4: Согласование ключевых показателей эффективности

Это идеальное время, чтобы перейти к согласованию и поделиться своими планами с другими заинтересованными сторонами.

Вместе вы сможете договориться о наиболее важных показателях, которые вам необходимо улучшить, и перечислить их на диаграмме, не рискуя подорвать боевой дух людей, чья работа не считается жизненно важной для успешного выполнения проекта.

Следуя этой логике, рядом с ключевыми показателями вам нужно указать ключевых лиц, которые будут нести ответственность за реализацию проектов, указанных в верхнем секторе матрицы.

Хотя Lean поощряет совместную работу, для большей ясности мы рекомендуем указать только тех, кто отвечает за успешное выполнение работы команды или, другими словами, лидеров команд (тим-лидов), руководителей и владельцев процессов.

Шаг 5: Соединение точек — Указание зависимостей

И последнее, но не менее важное: вы должны завершить картину, отметив зависимости между каждыми пунктами матрицы.

Мы рекомендуем начать с создания корреляционных маркеров, которые будут соединять каждый сектор матрицы с последующим.

Несмотря на то, что матрица довольно гибкая, мы советуем вам сохранить ее простоту и добавить не более трех способов корреляции.

Например, вы можете перечислить первичный и вторичный способ корреляции. Чтобы отличать один от другого, используйте разные виды фигур для их визуализации. (круги, треугольники, квадраты и т. д.)

Вы можете использовать всевозможные геометрические фигуры, но помните, что матрица должна оставаться прозрачной, и любой человек должен понимать информацию внутри нее с первого взгляда.

Чтобы отметить зависимости между секторами в вашей Х матрице Хосин Канри, вам нужно поместить соответствующую фигуру в квадраты на пересечениях между квадрантами, расположенными в каждом углу  диаграммы.

Переход от планирования к выполнению

Непрерывное совершенствование является жизненно важной частью Бережливого управления и поэтому вам необходимо найти способы увеличения пользы от Хосин Канри.

X матрица — отличный способ подготовить действенный план для достижения целей вашей компании и при этом без труда отслеживать прогресс на макроуровне. Однако, если вы хотите разбить крупные инициативы на повседневные задачи и следить за их прогрессом, эта матрица не будет не столь эффективна.

После того, как вы сформировали стратегическое видение и установили зависимости, настало время превратить стратегию в проекты и задачи. Вы можете легко это сделать, внедрив метод «Портфель Канбан» (Portfolio Kanban) – еще один мощный Lean-метод, дополняющий Хосин Канри.

Канбан позволяет вам разбивать крупные инициативы на более мелкие проекты и связывать их друг с другом на нескольких уровнях, чтобы вы могли иметь абсолютную прозрачность того, какие задачи необходимо выполнить и к каким результатам привели ваши усилия.

Например, вы решили сосредоточиться на двух стратегических инициативах на следующие 4 года. Для каждой из них вы создаете доску «Портфель Канбан».

Затем вы определяете, что для каждой из инициатив есть 3 целенаправленные стратегии, после этого вы детализируете их до второго уровня и создаете 3 портфельных канбан доски на каждую инициативу.

После этого вы разбиваете каждую короткую инициативу на два ключевых проекта, которые необходимо выполнить для их достижения.

Чтобы визуализировать верхний сектор матрицы, вы создаете третий уровень Канбан, в котором содержится каждая из 18 ключевых задач.

Третий уровень — это пространство небольших задач, с которых ваши члены команды могут начать долгий путь к достижению долгосрочных целей.

На каждый уровень вы должны назначить ответственное лицо, которое будет отвечать за выполнение задач внутри команды.

По мере того, как задачи получают статус «Готово» на каждой доске Канбан, вы можете постоянно отслеживать прогресс на микроуровне и иметь полную прозрачность процесса на макроуровне.

Резюме

Х матрица Хосин Канри — отличный инструмент, который позволяет:

• Визуализировать долгосрочную стратегию и разбить ее на цели и задачи.
• Уделять особое внимание самым важным инициативам, которые необходимо выполнить.
• Устанавливать прозрачные зависимости в вашем процессе.
• Использовать Хосин Канри в связке с другим методом Lean, таким как Канбан для максимизации эффекта.

Перевод с английского.

Оригинал: Demystifying the Hoshin Kanri X Matrix