5С – Система организации рабочих мест. Просто, да не легко!
Лайфхаки в системе 5S
Введение
Про систему организации рабочих мест 5С многие слышали, многие применяют. Система действительно простая и очень эффективная. Но вот в чем дело! Внедряя 5С, успеха достигают очень и очень немногие компании.
В чем же причина?
Система то, вроде, реально очень простая. Но эта простота обманчива. Как говорится, просто, да нелегко. В этой статье будет несколько практических советов, которые помогут вам получить пользу, а не головную боль от 5С!
В ходе проектов мы обычно задаем нашим клиентам вопрос: «Как вы думаете, какое слово главное во фразе «Рабочее место»»?
Ответы часто делятся пополам.
С нашей точки зрения главным является слово «рабочее», так как если нет работы, то и место не требуется.
Обратное восприятие этой фразы приводит к очень серьезной ошибке при внедрении системы 5С, когда люди забывают про работу и фокусируются на месте, которое подразумевает все физические предметы. И начинают модернизировать рабочее место по критериям, оторванным от работы: всегда тут лежало, эти цвета не сочетаются, так поставить аудитор сказал, надо также, как на другом заводе в нашей группе компаний, это не эстетично и т.д.
Мы не имеем в виду, что на рабочем месте не требуется эстетика, конечно она важна, но главным критерием оценки эффективности рабочего места, в первую очередь, является безопасная, качественная, производительная работа!
Что входит в рабочее место?
Рабочее место состоит из четырех компонентов:
- Работы, которые выполняются на этом рабочем месте.
- Рабочая зона с инфраструктурой (пол, стены, колоны, скорость движения, чистота, влажность воздуха, освещение, шум, вибрации и т.д.)
- Человек (или группа людей) в определенной должности или роли, который выполняет работы на этом рабочем месте.
- Рабочие станции, которые включают в себя все оборудование, оснастку, инструмент, мебель, приспособления, расходные материалы, сырье, СИЗы и другие необходимые предметы.
Как вы могли заметить, отличием от классического представления рабочего места является разделение на рабочую зону с инфраструктурой и рабочую станцию.
Зачем все так усложнять?
Дело в том, что подобное разделение позволяет более эффективно применять методику 5С. Особенно, если речь идет о так называемых мобильных рабочих местах. Когда набор оборудования и инструментов (рабочая станция) для выполнения работ стандартный, а рабочая зона не постоянна. Она временно создается для проведения каких-то работ в определенном месте. Это распространено у технических служб, строителей, операторов, обслуживающих большие автоматизированные линии.
Краткое напоминание, что такое система 5С.
Название 5С расшифровывается очень просто. Базово это 5 шагов, которые необходимо реализовать, чтобы улучшить рабочее место, а буква «С» – это первая буква каждого из пяти слов или фраз, которыми кратко обозначают суть действий, предпринимаемых на каждом шаге, причем звук «С» часто стараются сохранить на разных языках.
Дополнительный шаг в методике 5С от Лин Консалт – 0С
Мы с коллегами при реализации проектов 5С всегда выполняем несколько задач до перехода к стандартному первому шагу. Для удобства объединили эти задачи в дополнительный шаг и назвали его 0С или «Самоопределение».
Что же необходимо сделать до первого шага? Что входит в шаг 0С?
- Прежде всего следует определить цели и границы внедрения 5С. Если у руководителей нет четкого ответа на вопрос «Зачем мы собираемся внедрять систему 5С?», и мы не можем просто и внятно объяснить цели 5С производственному и техническому персоналу, а также, какие выгоды это ему принесет, то, скорее всего, наши шансы на успех внедрения и закрепления системы 5С будут невелики.
- Далее, исходя из целей и границ, следует определить людей (те должности, специальности и роли) и активности (работы), в которых заняты эти люди.
- После этого нужно определить рабочие зоны, в которых работают эти люди и которые вы хотите улучшить.
- В завершении нулевого этапа следует сделать анализ выбранных работ (активностей).
Остановимся чуть подробнее на каждом из этих 4-х пунктов.
1. Цели улучшения рабочих мест.
Нельзя забывать, что система 5С – это всего лишь инструмент для повышения эффективности, безопасности и других характеристик рабочих мест. Постановка цели в виде «Внедрить 5С», кстати очень популярная, – сродни цели «Внедрить молоток». Мы ведь сразу хотим понять, зачем нужен молоток. Ошибочно думать, что цель «Внедрить 5С» является понятной и привлекательной для всех сотрудников.
Настоящие цели должны быть связаны безопасностью, качеством, производительностью, эргономикой, эстетикой. Фраза «Внедрить 5С», как правило, не «греет» рабочих, которые и должны в первую очередь вовлеченно участвовать в совершенствовании своих рабочих мест. А раз нет мотивации, значит мы получим саботаж с их стороны. Что часто и происходит. Чтобы сотрудники были заинтересованы во внедрении 5С, они должны видеть реальные выгоды для себя: в доходе, удобстве работы, безопасности и т.д.
В нашей практике был случай, когда оператор — женщина — не очень реагировала на пламенные речи директора по производству по поводу лояльности и верности компании и целям 5С. При этом она подолгу в течение рабочей смены сидела в очень неудобной позе. Невооруженным взглядом были видны изменения в ее осанке. Консультант кулуарно спросил у нее, болит ли спина? Она подтвердила. Тогда консультант спросил, приносит ли это какие-то неудобства в ее личной жизни. Она сказала, что, к сожалению, не может долго держать своего маленького внука на руках, а ей так хочется. Тогда ей было объяснено, что в рамках 5С она с командой сможет улучшить свое рабочее место и устранить причину ее болей в спине. Так и произошло. Они с командой изменили планировку ее рабочего места. Она перестала работать с постоянным поворотом спины, ее рабочая поза стала гораздо эргономичнее, и спина со временем перестала болеть. После этого эта дама стала ярким амбассадором системы 5С в компании.
2. Люди и работы.
Необходимо выявить всех людей (должности, специальности, роли) и все активности или работы, которые выполняют эти люди. Тут часто сталкиваемся с такой ошибкой, что рабочее место приравнивают к должности и даже называют также, как должность. В таком случае часто при проектировании рабочего места забывают про другие активности, которые выполняют другие работники, и их выполнение либо никак не улучшается, либо даже ухудшается.
3. Рабочие зоны.
Зная людей и активности, в которых эти люди участвуют, нужно определить рабочие зоны и их границы. По-хорошему, на чертеже или схеме цеха нужно сделать разлиновку границ ВСЕХ зон: рабочих зон, проходов, проездов, зон погрузки/разгрузки и т.д. Затем нужно дать названия рабочим зонам и ввести кодировку.
4. Анализ работ.
Последним этапом нулевого шага, до непосредственного внедрения основных шагов 5С, является глубокий анализ активностей на рабочих местах для выявления всех потерь, неудобств, рисков, задержек, связанных с организацией рабочих мест, планировкой, инфраструктурой и тп.
Так как не понимая досконально, под какие процессы мы должны проектировать рабочее место и все его предметы, мы не сможем сделать это качественно.
Несколько советов по каждому из 5-ти шагов системы 5С.
«1С шаг. Сортировка»
Девиз шага: «Избавься от ненужных предметов».
Идея очень простая, если на рабочем месте присутствуют ненужные предметы, они затрудняют поиск нужных, занимают дефицитное место, а также могут повреждать при тесном соседстве другие предметы, мешать оператору или быть опасными.
Поэтому необходимо перебрать все предметы на рабочем месте и решить, какие из них утилизировать, а какие передать в зону карантина.
Карантин — это такая зона, где хранятся предметы в работоспособном состоянии ненужные на конкретном рабочем месте, но возможно нужные на других рабочих местах.
К зоне карантина необходимо обязательно привязать процедуру, в которой будет регламентировано, кто, как часто должен разбирать накопившиеся предметы и принимать по ним окончательное решение.
Зона карантина часто выполняет психологическую функцию. Когда производственный или технический персонал не решается сразу удалить из рабочей зоны какие-то предметы, мол они еще могут пригодиться, карантин может быть хорошим решением для борьбы с «Плюшкиными». Предмет помещается в карантин и, если он не понадобился, например, в течение года, то его уже с чистым сердцем исключают навсегда.
Еще раз заострим ваше внимание на необходимости сортировать именно ВСЕ предметы. На тренингах и проеках участники команд улучшений часто спрашивают «Прям все-все предметы сортировать? И даже малюсенькие гаечки?»
Ответ очень простой: «Да, все». Это называется тотальная сортировка.
Если предмет не нужен – уберете его и забудете, а если нужен, а он при этом маленький, то как раз важно сфокусироваться на нем, чтобы не потерять и не испортить.
Был в практике случай. Как-то сортировали предметы в ящике тумбочки перед линией. Когда все уже вынули, в самом углу обнаружили и достали маленькую пружинку диаметром миллиметра 1,5 и длиной примерно 5 миллиметров. Начались рассуждения нужна она или нет и нужно ли тратить время на такие мелочи. Оператор, который работает на этом месте как раз отошел и отвлекся, но он услышал рассуждения и как ошпаренный с криком «Отдайте!» подбежал и выхватил эту пружинку из рук сортировщика. Потом уже подробнее пояснил, что ему через 30 минут необходимо запускать линию, и эта пружинка должна быть установлена в какой-то узел, без нее линия не поедет. Пружинка выпала из треснувшего футляра и закатилась в угол ящика. И оператору еще повезло, что случилась сортировка, и пружинка не успела затеряться или повредиться о рядом находящиеся в ящике инструменты.
Вернемся к основным аспектам сортировки.
Важно делать различение между ненужным предметом вообще и ненужным конкретным предметом, тогда как предмет вообще нужен. Например, красный маркер может быть вообще не нужен и его можно убрать в зону карантина, и на рабочем месте больше не будет красного маркера, и это будет правильно. А может быть так, что рассматриваемый конкретный красный маркер не пишет, так как кончилась краска, и именно его нужно утилизировать, но красный маркер вообще нужен, соответственно, нам необходимо не забыть принести на рабочее место новый красный маркер. Ошибки в этом различении часто приводят к конфликтам, когда после некорректной сортировки и удаления каких-то предметов, у которых кончился ресурс, без замены на новые рабочие следующей смены на данном рабочем месте сталкиваются с большими сложностями в выполнении работы. И начинается негативная реакция: «Понасортировали нам тут. Руки бы оторвать этим пятиэсникам-улучшателям».
В связи с этим рекомендуется составлять списки всех сортированных предметов на рабочих местах с пометками о нужности. Эти списки также пригодятся при стандартизации.
«2С шаг. Систематизация или Содержи в порядке»
Девиз шага: «У каждого предмета свое место, каждый предмет на своем месте».
На данном шаге нам необходимо критично посмотреть на расположение всех предметов на рабочем месте, включая общую планировку и предложить решения, как можно удобнее и безопаснее хранить наши предметы.
В интернете существует огромное количество картинок с гаражами, кухнями, в которых все выглядит продумано и удобно. То же самое необходимо сделать на производстве применительно к нашим процессам.
Приведем несколько важных концептуальных моментов второго шага:
1) Учитывайте индивидуальные физические данные работников. Прежде всего рост.
2) Чтобы не было мучительно больно, делайте так, как будто уже завтра надо будет переделать, а послезавтра еще раз. Соответственно, все, что можно сделать в виде конструктора (навесные крючки, модульные сборные системы хранения, столы на колесах), делайте в виде конструктора. В мире только одна константа – это изменение.
3) Если в системах хранения можно отделить предметы не только оконтуриванием, но и физически (например, небольшим бортиком из нержавейки), так и сделайте, лучше, чтобы предметы не касались друг друга. Вспомните резко выдвинутый ящик тумбочки с недавно аккуратно разложенными предметами. В пределе там, где можно, используйте ложементы.
4) Помните, что у предмета может быть два места. Место, где предмет работает, то есть находится во время смены и место, где предмет спит, куда его необходимо убрать после смены. Это нормально.
5) Если что-то где-то должно лежать, сделайте так, чтобы лежало удобно и надежно, если где-то ничего не должно лежать, сделайте так, чтобы нельзя было положить. Например, наклонные крышки на шкафчиках с одеждой.
6) Применяйте везде, где возможно, вертикальное хранение. Это сильно упрощает поиск предметов и их извлечение.
«3С шаг. Содержи в чистоте»
Девиз шага «Наведи чистоту и поддерживай ее»
Вспомним поговорку: «Чисто не там, где убирают, а там, где не мусорят». Она очень хорошо позволяет раскрыть суть правильной последовательности организации чистоты на рабочем месте.
Мы не должны сразу бросаться разрабатывать процедуры по чистке.
Правильно будет проанализировать, какие загрязнения присутствуют на рабочем месте, затем попытаться выяснить источники этих загрязнений, потом попытаться устранить эти источники. Ведь если не будет грязи, ее не надо будет убирать.
И уже про те загрязнения, источники которых мы не смогли установить или устранить мы должны думать, как их чистить. При этом важно, чтобы чистоту все понимали одинаково.
И последнее. Уборка — это не только уборка, но и осмотр состояния предметов. Например, если во время протирки полки стеллажа вы будете также обращать внимание на состояние крепёжных болтов, то сможете на самых ранних стадиях обнаружить, что какая-то гайка начала раскручиваться или появилась коррозия, а это возможность среагировать и устранить угрозу безопасности на самой ранней стадии.
«4С шаг. Стандартизация»
Девиз шага: Если ты не видишь, ты не знаешь, а если не знаешь, ты не можешь управлять».
Суть заключается в создании визуальных стандартов для управления рабочим местом.
Обязательно сделайте главный стандарт на рабочее место, который должен однозначно ответить на вопрос сколько и каких предметов находится на рабочем месте. Например, это может быть «Карта 5С».
Также в рамках 4-го шага выполняется визуализация мест хранения и разметка на полу.
Советы:
1) Максимально используйте не текст, а графику, картинки. Визуальные стандарты всегда эффективнее текстовых.
2) Показывайте в стандартах не только как правильно, но и как НЕправильно. Это очень полезно.
3) Различные элементы визуализации должны быть легкозаменяемыми. Лист в файлике, магниты с печатью, ламинированные карточки и т.п.
4) Стандартизируйте цвета, ширину и вид линий, условные обозначения.
5) Разметка на полу. Тут извечная проблема, сделаешь специальным скотчем, он все равно не выдерживает нагрузки от колес погрузчика, пропитаешь намертво краской верхний слой наливного бетонного пола – на следующий день прилетит проект по перепланировке. Кто придумает способ прочно рисовать разметку на полу, когда она нужна, и легко ее снимать, когда она не нужна – озолотится.
А пока есть такой совет, места, где повышенная нагрузка на разметку делайте скотчем в виде пунктирной линии. Во-первых, скотча меньше уйдет, во-вторых, ремонтопригодность выше, меняете только поврежденные небольшие прямоугольнички
«5С шаг. Самодисциплина и совершенствовани»
Девиз шага: «Поддерживай достигнутое, совершенствуй и забудь про обвинения».
На этом шаге мы выделяем три направления:
- Поддержание дисциплины выполнения всех правил и выработка полезных привычек 5С (убирать предмет после использования на свое место, поддерживать чистоту и тп.).
- Дальнейшее совершенствование рабочего места.
- Продвижение системы 5С в компании.
Каким образом поддерживать дисциплину?
В начале в основном за счет регулярных проверок, оцифровки и визуализации результатов этих проверок и последствий в зависимости от результатов проверок.
Далее, когда действия в системе 5С войдут в привычку, потребуется уже меньше контроля. Включится самодисциплина. Еще раз подчеркну, чем 5С будет выгоднее для сотрудника, тем меньше понадобится усилий на внедрение и поддержание. Вас ведь не нужно контролировать, пользуетесь ли вы ложкой, когда едите суп.
Как стимулировать генерацию идей и рацпредложений, как их грамотно рассматривать, как реализовывать, как поощрять?
Система подачи рацпредложений – это не просто ящик с прорезью и пачкой бумажек рядом.
Человек, подавший предложение должен обязательно получить обратную связь. Положительную или отрицательную, но обязательно с объяснением. Иначе систему подачи рацпредложений быстро и благополучно похоронят. Вы и глазом моргнуть не успеете. Незнание и непонимание очень сильно раздражают и демотивируют. Вспомните себя, когда на табло горит надпись «рейс задержан», и никаких объяснений.
И, наконец, не забывайте продвигать систему 5С.
Небольшие советы:
1) Готовьте фото и видео «как было» на старте. «Как стало» потом легко сделать. А история лучше смотрится, когда виден переход.
2) Делайте видеоистории успеха от первого лица участников 5С проектов.
3) Доносите информацию во всех доступных местах: стенды, доски в лифтах, экран в столовой, телевизоры в фойе и коридорах и т.д.
Как вы могли заметить, двигаться строго последовательно по шагам методики 5С довольно сложно, даже невозможно. На 5 шаге мы говорим не забыть сделать фото еще на 0 или 1 шаге. Если на 3 шаге мы придумаем, что необходимо добавить на рабочее место какую-нибудь щетку для уборки, то нам необходимо будет вернуться на второй шаг, чтобы спроектировать место хранения для этой щетки. То есть эти шаги необходимо воспринимать как некий набор действий с определенным направлением, но с возможностью возвращаться и двигаться итерациями.
В данной статье были приведены лишь некоторые советы/лайфхаки по внедрению системы 5С.
Если у вашей компании есть потребность в освоении системы 5С, мы будем рады помочь вам. Компания Лин Консалт проводит практические тренинги и оказывает консультационные услуги по сопровождению проектов по внедрению 5С.
На тренингах и в проектах мы передаем нашим клиентам подробную методику 5С и предоставляем шаблоны всех упомянутых (и не только) в данной статье документов, которые помогают четко и структурированно внедрять систему 5С.
Авторы: Артем Светлов, Евгений Рачков.
На нашем YouTube канале Вы можете посмотреть видеоверсию этой статьи.
