Методика Catchball или “Поймай мяч”
Методика Catchball или “Поймай мяч”, применяемая при развертывании политики Хосин Канри (Hoshin Kanri).
Введение
Методика «Поймай мяч (англ. – Catch ball)» – это Lean система, которая позволяет значительно улучшить двустороннюю обратную связь и усилить вовлеченность персонала – особенно при принятии комплексных решений и развертывании политики компании при внедрении Бережливого производства.
Игра “Catchball” гарантирует, что каждый участник, который должен внести свой вклад, делает это, причем так как договорились.
Впервые мы познакомились с понятием “Catchball” в книге Дона Таппинга (Don Tapping) и Тома Шакера (Tom Shuker) – «Управление потоком создания ценности в Бережливом офисе» («Value Stream Management for the Lean Office»).
Цитата из этой книги (которую мы крайне рекомендуем прочитать):
“Catchball” – это просто. Независимо от того, кто инициирует проект (хотя чаще всего этим занимается руководитель), этот человек формулирует цель, задачи, а также другие идеи и проблемы, после чего «бросает» их другим заинтересованным сторонам для получения обратной связи, обеспечения поддержки и действий, направленных на достижение цели.
В управление потоком создания ценности (Value Stream Management) процесс «Catchball» начинается с того момента, когда руковолитель собирает основную команду и определяет область, которую необходимо улучшить.
Основываясь на цели, задачах и проблемах, сформулированных руководителем, команда составляет Устав будущего проекта, который определяет его более детально, после чего “бросает”, т.е. возвращает этот Устав обратно руководителю.
“Catchball” также используется для согласования будущего состояния карты потока создания ценности (VSM) и Кайдзен (Kaizen) планов.
Почему “Catchball” так необходим для успешного развертывания Бережливого производства?
Потому что это систематизированный, доступный, воспроизводимый способ для:
- Подтверждения выполнимости предлагаемых планов. (и их вероятности успеха)
- Оперативного получения обратной связи и идей от сотрудников нижнего уровня, которые непосредственно ответственны за фактическое выполнение планов.
- Значительного улучшения понимания того, что нужно сделать, почему и как именно.
- Значительного усиления вовлеченности и поддержки со стороны людей, ответственных за результат.
- Проявления и поощрения лидерских качеств отвественных лиц на всех уровнях: руководителей, менеджеров и лидеров команд.
Когда нужно использовать “Catchball”?
Каждый раз, когда любой из пунктов, перечисленных выше, является важным для Вас.
Каждый раз, когда команда планирования более высокого уровня требует от подчиненных реализовать их планы.
“Catchball” особенно рекомендован при картировании потока создания ценности (VSM), управления цепочками поставок (SCM), а также для стратегического планирования Хосин Канри (Hoshin Kanri).
“Catchball” в планировании Хосин Канри.
“Catchball” абсолютно необходим для развертывания политики Хосин Канри.
- Подготовка к встрече
Подготовка к “Catchball” встрече может включать в себя:
- Привлечение квалифицированного фасилитатора Хосин Канри
- Установление основных правил совместной работы
- Использование шаблона “Повестка дня и протокол” для подготовки и фиксации результатов встречи
- Подготовку помещения, здоровых закусок и напитков
- Раздачу копий Х матрицы и Устава проекта
- Использование инструментов управления изменениями для того, чтобы заранее подготовиться к возможным проблемам между участниками
- Представление предлагаемого плана на основе Х матрицы для следующего высокого уровня (уровней)
Терпеливо объясните новичкам, как устроена каждая секция Х матрицы в процессе развертывания Хосин Канри,
ясно обозначьте, как каждый элемент в Х матрице более высокого уровня представляет данный проект улучшения, и
какие именно лидеры команды отвечает за создание соответствующих Уставов проектов,
а также за выполнение согласованных задач и достижение стратегических целей.
- Представьте предлагаемый Устав команде проекта
Изложите план и обсудите его с командой.
Зафиксируйте любые претензии или предложения по улучшению плана, которые будут рассмотрены командой более высокого уровня, они в свою очередь смогут внести в свою Х матрицу изменения, базирующиеся на этой обратной связи.
Такой способ получения обратной связи может быть действительно революционным для организаций, привыкших к стратегическому планированию “сверху-вниз” без обратной связи.
- Приступите к созданию
Начните разрабатывать Х матрицу и планы проектов для данного уровня развертывания.
Начните создавать Уставы проектов для следующих более детализированных уровней развертывания.
Выделите время для обучения, подготовки вопросов и проблем, и для обсуждения.
- Выделите время на обдумывание и рефлексию
Предоставьте команде время на обдумывание и рефлексию.
Предоставьте команде время на завершение исследований и анализа, необходимых для поддержки приверженности поставленным целям, обозначенных в плане более высокого уровня.
Предоставьте время команде, чтобы они, возможно, сыграли несколько собственных раундов в “Catchball” с последующими командами более низкого уровня
Предоставьте время следующей команде более высокого уровня для возможной корректировки плана, основанной на обратной связи
- Закончите оформлять планы для команды
Завершите создание Х матрицы, Устава проекта и планов проектов для данной команды, наряду с представленным уставом для следующих по уровню команд, которые несут ответственность за выполнение задач Х Матрицы их уровня.
После того, как “Catchball” был сыгран на всех уровнях и дошел непосредственно до исполнителей…
- Игра меняет направление
После этого следует следующий раунд “Catchball”, в котором каждая команда дает ответы на обратную связь от членов команды и вносит финальные изменения в предложения для команды следующего более высокого уровня – в конечном счете, цикл заканчивается рассмотрением командой Хосин всех планов, которые были подготовлены тактическими и оперативными командами.
Перевод с английского. Оригинал: Catchball
“Catchball” выглядит просто, но применить его не так уж легко
Применить метод «Поймай мяч» не так просто, потому что…
Он требует честно и с уважением выслушать идеи и замечания людей, которые несут ответственность за результат – и иногда после этого приходится вносить в план корректировки на основе полезной обратной связи.
Это не те навыки, которые преподаются или ценятся в большинстве структур управления.
“Catchball” – непростая система, но очень важная
Умение применить данную систему – один из самых важных навыков, который необходимо освоить любой команде по Бережливому менеджменту.