Система 5S. Мое первое путешествие в Бережливое производство

Должен признаться, я никогда «не завоевывал призов» за отличную организацию рабочего места. Это никогда не было моей сильной стороной, особенно учитывая характер моей работы, у меня все и всегда лежало как попало. Бумаги и папки просто скапливались у меня на столе. Но когда я начал работать в Lean Enterprise Institute (и узнал о Бережливом производстве (Lean) впервые), я просто не мог придумать оправдание своей дезорганизации. Все сотрудники института содержали свое рабочее место в порядке. Мы добиваемся этого с помощью системы 5S. Это 5-ступенчатая кайдзен система, которая помогает организовать рабочее пространство на основе принципов Бережливого производства и визуального менеджмента.
Вот как система 5S помогала мне справляться с этим в первую неделю:

1. Сортировка (Seiri)

На третий рабочий день мой стол выглядел так, будто на нем взорвалась бомба. Папки с бумагами, случайные обрывки макулатуры, наспех исписанные блокноты были разбросаны по всему столу так, что я едва ли видел сам стол. Первый шаг 5S предполагает сокращение количества материала на вашем рабочем месте, оставляя лишь нужное. Я собрал все свои бумаги и разложил их в две стопки – сохранить и выбросить. Все, что оказалось в стопке “выбросить”, очевидно выбрасывалось, остальные бумаги отправлялись в следующий тур.

2. Организация порядока (Seiton)

Теперь, когда под рукой были только необходимые мне материалы, я перешел на следующую ступень системы – привести в порядок. Да, в стопках бумаг стало меньше беспорядка, но им не хватало какой то логики. Организация была необходима, и я приступил к работе. Я разделил папки на несколько категорий, такие как: “В разработке”, “Преимущества”, “Сообщество” и “Архив”. В моем столе было 3 выдвижных ящика, которые превратились в стационарный ящик, ящик для книг и ящик для моих документов. У меня был ящик для входящей почты, на котором я поместил заметную красочную наклейку. Все мои карандаши, ручки и маркеры отправились прямиком в сетчатый стакан. Впервые я почувствовал, что был на самом деле целиком и полностью организован.

3. Сияние — Наведение чистоты (Shine)

Шаг третий, а значит, пришло время засиять. Нужно ли было протирать мой стол после трех дней работы? Вряд ли. Но я не хотел пропускать ни одной ступени, из которых состоит система. Поэтому я вытираю пыль с экрана компьютера, клавиатуры и мыши, а также протираю стол влажными салфетками. Хотя мой стол и так был достаточно чистым, я уверен, что пахнуть он стал гораздо лучше.

4. Стандартизация (Seiketsu)

Уже на тот момент мой стол выглядел просто отлично. Его поверхность была чистая и блестела на свету, а все мои документы располагались на своём месте. Такое состояние чистоты и порядка стало для меня стандартом. Теперь я должен был выяснить, как сохранить всё в таком виде, потому что я знал, что завтра к этому времени документы обрушатся, словно лавина, на мой стол. Я сел и надел свою Seiketsu (Стандартизация) шляпу. Я подумал, какие документы ежедневно занимают на моем столе больше всего места? Я понял, что это были мои ежедневные проекты и напоминания, которые я спешно строчил на стикерах. Мне нужно было найти более удобную и долгосрочную систему для составления своих заметок, и я нашел её. Теперь у меня есть три больших блокнота, которые я храню в стационарном ящике, по одному для каждой из моих должностных обязанностей. Если мне нужно написать себе записку или оставить напоминание, я задействую соответствующий блокнот. Я также заказал большой настольный календарь, чтобы отслеживать мои заметки и задания с ограничениями по времени. Результатом стало полное отсутствие ежедневного беспорядка.

5. Поддержание (Shitsuke)

Последней ступенью системы 5S является поддержание чистоты и порядка, также известная своим японским термином Shitsuke. Она включает в себя создание системы, обеспечивающей те стандарты рабочего места, которые мы ввели на предыдущем шаге. Я работаю над этим. Я ежедневно проверяю мой календарь, а также я учусь класть документы в предназначенное для них место в ту же секунду, как они появляются на моем столе. Но с каждым днем я убеждаюсь, что успешное применение Бережливого производства заключается в постоянном совершенствовании.

Самым интересным для меня в применении системы 5S на рабочем месте было соотношением результатов и сложности. Внедрение системы было настолько легкой задачей, что ее реализация заняла у меня всего несколько часов, которая в свою очередь сохранила мне куда больше времени, а также помогла мне организовать рабочее место так, что я точно знал, где я могу найти нужный мне документ.

Перевод с английского.

Источник: www.lean.org/LeanPost/Posting.cfm?LeanPostId=487